Rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Vahvistettu hallituksen kokouksessa 21.5.2026 pykälä 13
Merellinen Oulu ry
Rekisterinpitäjä
Merellinen Oulu ry (jäljempänä MO)
y-tunnus: 2152603-6
Pitkänmöljäntie 24, 90510 Oulu
sähköposti: info.msoulu@gmail.com
Yhteyshenkilöt
Riina Takala-Karppanen, puheenjohtaja
sähköposti: oululaiva@gmail.com
puhelin: +358405021769
Matti Teräs, sihteeri
sähköposti: matti.teras@gmail.com
puhelin: +358503302409
Rekisterien nimet:
- MO:n jäsenrekisteri
- MO:n miehistörekisteri
- MO:n koulutusrekisteri
- MO:n tapahtumarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisterissä olevia MO:n jäsenten tietoja kerätään ja käytetään tiedottamiseen jäsenille ja MO:n jäsenten jäsenmaksujen seurantaan.
Miehistörekisteri tarvitaan yhdistyksen omistaman aluksen miehityksen takia.
Koulutusrekisteriin täytetään tiedot yhdistyksen järjestämän koulutuksen oppilaista.
Tapahtumarekisteriin tarvitaan tiedot merimatkoille osallistuvista henkilöistä matkustajaluetteloa sekä matkaan liittyvää tiedottamista ja laskuttamista varten, tämän lisäksi tietoa tarvitaan erityisruokavalioista, kun matkaan kuuluu ateria tai kahvitus.
Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisterissä olevat tiedot saadaan MO:n jäseniltä.
Rekisterissä on seuraavat tiedot MO:n jäsenistä:
- Etu- ja sukunimi sekä syntymäaika
Postiosoite - Puhelin ja sähköpostiosoite
- Jäsenen liittymisvuosi
- Jäsenen jäsenmaksujen seuranta
Miehistörekisteriin tallennettavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Tehtävä aluksessa
- Pätevyyskirja
- Aluksella saatu kansimiehen koulutus
- Merimieslääkärin todistuksen voimassaolo
Koulutusrekisteriin tallennettavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi sekä syntymäaika
- Postiosoite
- Puhelin ja sähköpostiosoite
Tapahtumarekisteriin tallennettavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Kotiosoite
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Osoite
- Erityisruokavalio tarvittaessa
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta mihinkään.
Miehistörekisterin tietoja luovutetaan tarvittaessa vain Traficom:lle.
Koulutusrekisterin tietoja ei luovuteta mihinkään.
Tapahtumarekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin, lukuun ottamatta tietoja, jotka tarvitaan manuaalisen matkustajaluettelon laatimiseen merimatkalle. Tämä luettelo on laivan miehistön käytössä merimatkan ajan. (Laki matkustaja-aluksen henkilöluetteloista 2 luku §5 ja §6).
Rekisterien tietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisterien tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Edellisistä poiketen sekä koulutuksiin että tapahtumiin tietoja kerätään MS Formsilla, jossa huomioitava Microsoftin tietosuojaselosteen tiedot myös tietojen siirron osalta: https://www.microsoft.com/fi-fi/privacy/privacystatement.
Tietojen suojaamisen periaatteet
Kirjallinen aineisto säilytetään normaalia huolellisuutta ja varovaisuutta noudattaen yhdistyksen kassakaapissa. Sähköisten rekisterien aineistoa säilytetään MO:n omistaman aluksen tietokoneella salasanan suojaamana sekä puheenjohtajan ja sihteerin henkilökohtaisilla salasanoilla suojatuilla tietokoneilla. Kaikissa tietokoneissa on ajantasaiset virustorjuntaohjelmat. Tapahtumarekisterin tietoja lkerätään Microsoft 365 Formsilla, tiedot säilytetään Microsoftin pilvipalvelussa, jota käyttävät yhdistyksen hallitus ja tarvittaessa yhdistyksen hallituksen erikseen nimeämät jäsenet.
Tietojen säilytysaika
Yksittäisen henkilön tietoja pidetään jäsenrekisterissä niin pitkään kuin hän on MO:n jäsen.
Miehistörekisterin tiedot säilytetään kalenterivuoden ajan.
Koulutusrekisterin tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan.
Tapahtumarekisterin tiedot poistetaan mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, kuitenkin viimeistään 60 vuorokauden kuluttua, jollei kerättyjä henkilötietoja tarvita etsintä- tai pelastustoimintaa tai onnettomuuden selvittämistä tai tutkintaa varten.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti ja osoitettava rekisteriasioista vastaavalla henkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omia tietojaan poistettavaksi rekisteristä ja tulla unohdetuksi.